Documentele unei firme îndeplinesc o multitudine de roluri, de la atestarea unei situații la folosirea ca probatoriu în cazul unor litigii. După depășirea termenului legal de păstrare, documentele pot fi distruse în mod securizat, pentru acest lucru fiind însă nevoie de respectarea unor etape. Află care sunt acestea și ce anume presupun, astfel încât documentele firmei să fie distruse într-un mod controlat, respectând legislația și mai ales confidențialitatea datelor.
Identificarea documentelor care necesită distrugere
Primul pas pentru o distrugere securizată a documentelor este verificarea actelor sub aspectul termenului lor de păstrare, în concordanță cu Nomenclatorul Arhivistic al societății și reglementările Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Identificarea documentelor se face prin verificarea datelor fiecărui document în parte, mai exact data emiterii sau creării documentului, respectiv calculând termenul de valabilitate al acestuia.
Obținerea avizului din partea Arhivelor Naționale
Operațiunea de distrugere documente se face numai cu obținerea avizului favorabil din partea Arhivelor Naționale, după depunerea lucrării de selecționare care conține documentele cu termen de păstrare depășit, propuse pentru distrugere. Această etapă este absolut obligatorie în procesul de distrugere securizată a documentelor, avizul reprezentând certificarea respectării legii, în demersul tău.
Este important să știi că această cerință este una obligatorie și nu este recomandat să distrugi documentele sărind peste acest pas. Atunci când lucrezi cu o firmă specializată pentru distrugerea documentelor, această etapă poate fi realizată de specialiști, ei întocmind lucrarea de selecționare care urmează a fi trimisă spre aprobare Arhivelor Naționale pentru a obține avizul de distrugere a documentelor.
Selectarea metodei de distrugere și finalizarea procesului
După ce s-a obținut avizul de distrugere a documentelor, poți merge mai departe la alegerea metodei de distrugere. Cel mai adesea, este folosită tocarea documentelor, deoarece, în timp ce alte metode nu pot fi la fel de eficiente, tocarea asigură distrugerea eficientă și respectarea siguranței datelor. Atunci când sunt distruse documentele unei companii, procesul ar trebui să se desfășoare neapărat cu respectarea cerințelor GDPR, protejând astfel compania. Astfel, te bucuri de o siguranță maximă a datelor și de un proces eficient, realizat de către profesioniști în domeniu care înțeleg nevoia de siguranță a companiilor.
Certificarea distrugerii documentelor cu termen depășit
Atunci când apelezi la o firmă specializată în distrugerea și arhivarea documentelor, precum Arhivatorul, beneficiezi de o calitate înaltă a serviciilor, dar și de un certificat care atestă conformitatea cu legislația. Managementul documentelor este una dintre ramurile de care se ocupă Arhivatorul, alături de arhivarea documentelor, îndosariere, semnătură electronică sau digitalizarea companiilor.
Distrugerea documentelor, respectând aceste etape, îți oferă o multitudine de avantaje, precum respectarea legislației, o organizare mai bună a documentelor și o gestionare eficientă a timpului și resurselor.
Alege să lucrezi cu specialiști în domeniul arhivării documentelor, deoarece aceștia sunt la curent cu legislația și cerințele actuale și te pot sfătui să iei cele mai bune decizii pentru afacerea ta.
