Acordarea bonurilor de masă pe card este o practică din ce în ce mai des întâlnită în companiile din România, datorită avantajelor pe care le oferă atât angajatorilor, cât și angajaților. Departamentul de resurse umane (HR) are un rol esențial în implementarea și gestionarea acestui beneficiu, asigurând conformitatea cu legislația și facilitând utilizarea eficientă a acestuia de către salariați.
1. Reglementările legale privind bonurile de masă pe card
Bonurile de masă sunt reglementate prin Legea nr. 165/2018 privind acordarea biletelor de valoare și prin normele metodologice aferente. Principalele aspecte pe care HR-ul trebuie să le cunoască includ:
Valoarea nominală: Guvernul stabilește periodic valoarea maximă a unui tichet de masă. De exemplu, începând cu octombrie 2024, aceasta este de 40,04 lei pe zi lucrată.
Eligibilitate: Bonurile de masă pot fi acordate doar angajaților cu contract individual de muncă (CIM), inclusiv celor ce lucrează part-time, cu condiția ca angajatul să dețină funcția de bază în cadrul societății.
Folosirea exclusivă în magazinele din rețeaua parteneră: Angajații pot folosi bonurile de masă doar pentru achiziționarea de produse din magazinele și restaurantele partenere ale furnizorului de bonuri de masă.
Interdicția de retragere numerar: Spre deosebire de salariu, sumele de pe cardurile de masă nu pot fi retrase ca numerar.
2. Avantajele utilizării bonurilor de masă pe card
Trecerea de la bonurile de masă pe hârtie la carduri electronice a adus multiple beneficii:
Eficiență administrativă: Reducerea volumului de muncă pentru departamentele HR și financiar prin eliminarea procesului de distribuire a tichetelor fizice.
Securitate sporită: Cardurile sunt mai sigure decât bonurile de hârtie, eliminând riscul de deteriorare. În cazul pierderii sau furtului, cardul de masă poate fi blocat din aplicația furnizorului, astfel încât sumele disponibile să nu poată fi utilizate de o altă persoană.
Flexibilitate pentru angajați: Salariații pot utiliza cardul exact pentru suma de care au nevoie, chiar dacă este mai mică decât valoarea unui bon zilnic, fără a fi nevoiți să calculeze astfel încât să se încadreze în bonuri de valori fixe.
Impact pozitiv asupra mediului: Eliminarea bonurilor fizice contribuie la reducerea consumului de hârtie și, implicit, la protecția mediului.
3. Implementarea și gestionarea bonurilor de masă pe card
Pentru a introduce sistemul de bonuri de masă pe card, HR-ul trebuie să parcurgă mai mulți pași esențiali:
Alegerea unui furnizor: Există mai multe companii care oferă carduri de masă, precum Pluxee, Edenred și Up Romania. HR-ul trebuie să analizeze ofertele și să aleagă soluția potrivită nevoilor companiei.
Semnarea contractului și integrarea în procesul de salarizare: După alegerea furnizorului, trebuie stabilite detaliile de plată și fluxul operațional pentru alimentarea cardurilor.
Informarea angajaților: Este esențial ca salariații să fie informați despre modul de utilizare al cardurilor, locațiile unde pot fi folosite și beneficiile acestora.
Gestionarea problemelor tehnice: HR-ul trebuie să fie pregătit să răspundă la întrebări privind pierderea cardului, expirarea acestuia sau problemele de alimentare.
4. Aspecte fiscale și contabile
Bonurile de masă sunt impozitate cu 10% (impozit pe venit), iar începând cu din ianuarie 2024 a fost dată legea conform căreia pentru tichetele de masă se va plăti și contribuția de asigurări sociale de sănătate (CASS) de 10%. HR-ul trebuie să colaboreze cu departamentul financiar-contabil pentru a asigura conformitatea cu reglementările fiscale și raportarea corectă în declarațiile lunare.
Implementarea bonurilor de masă pe card este o soluție modernă și eficientă care simplifică procesele administrative și oferă avantaje atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Departamentul HR joacă un rol-cheie în această tranziție, asigurând o implementare corectă și o gestionare optimă a beneficiilor extrasalariale. Printr-o comunicare clară și o bună organizare, utilizarea bonurilor de masă pe card poate deveni un instrument valoros pentru creșterea satisfacției și retenției angajaților.
