Început încă din 2020, sistemul național RO e-Factura este în prezent obligatoriu pentru toate firmele din România. Aplicat în mai multe etape, inițial pentru relațiile comerciale cu instituții publice și ulterior pentru comerțul cu produse cu grad ridicat de evaziune fiscală, e-Factura a devenit obligatorie pentru toate companiile care emit și primesc facturi, din ianuarie 2024.
Acest sistem de facturare electronică pentru combaterea evaziunii fiscale a început deja în Europa, în Italia de exemplu a devenit obligatoriu la 1 ianuarie 2019. De asemenea, autorităţile poloneze au debutat cu facturarea electronică în 2018, iar din 2020 sistemul a devenit obligatoriu pentru toate instituţiile şi pentru companiile private care desfăşoară afaceri B2G.
România a aderat la digitalizarea fiscală, astfel la 27 iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a autorizat introducerea facturării electronice obligatorie pentru toate tipurile de tranzacţii B2B. Astfel, începând cu 1 ianuarie 2024, firmele din România au început e-Factura generalizată.
Cum se completează e-Factura
Pentru a activa transmiterea facturilor în sistemul e-Factura este necesară o semnătură digitală. Aceasta poate fi a reprezentantului legal al firmei sau a contabilului cu care colaborezi. Indiferent cui îi aparține, semnătura digitală trebuie înrolata pe site-ul ANAF, completând un formular. Pentru a putea folosi semnătura electronică ai nevoie de un certificat digital. Există mai multe firme care se ocupă de obținerea și instalarea certificatului digital calificat pentru semnătura electronică.
Pentru completare e-Factura și transmite facturile către ANAF, contribuabilul trebuie să se înregistreze în SPV (Spațiul Virtual Privat). Emitentul, înregistrat în SPV, pregătește fișierul facturii în format XML, conform documentației tehnice puse la dispoziție de autorități, iar transmiterea se face prin intermediul aplicațiilor indicate de Ministerul Finanțelor.
După transmiterea facturii, sistemul atribuie automat un număr de identificare. Sistemul e-Factura face verificări automate după transmiterea fișierului (privind structura, autenticitatea, conformitatea documentului) si, generează un răspuns automat. Dacă nu există erori, se aplică sigiliul Ministerului Finanțelor. Ține cont că, notificările privind primirea facturilor sunt transmise pe adresa de e-mail asociată contului din SPV.
O factură fiscală trimisă prin sistemul RO e-Factura trebuie să conțină următoarele date:
- Numărul de ordine;
- Data de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor;
- Denumirea, numele, adresa, codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare al persoanei impozabile;
- Numele furnizorului sau al prestatorului care nu este stabilit în România; numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală a beneficiarului persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă;
- Denumirea și cantitatea bunurilor livrate și a serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 266;
- Baza de impozitare a bunurilor și serviciilor, a avansurilor facturate pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, rabaturile etc;
- Indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate în lei, în funcție de cotele taxei.
e-Factura nu e o soluție de facturare
Important de știut, în ciuda numelui său, e-Factura nu este o soluție de facturare pentru firme. Aceasta înseamnă că facturile vor fi generate ca și până acum, cu programul de facturare electronică pe care îl utilizați. Dacă modul de facturare era cel prin PDF atunci va trebui să alegi un soft de facturi online.
Ceea ce contează pentru ANAF este ca facturile să fie generate corect, conform formatului cerut de autorități și cu fișierele XML asociate. Prin urmare, pentru completare e-Factura ANAF ai de făcut următorii pași:
- Generarea facturilor fiscale cu o soluție dedicată, așa cum este e-Factura NextUp ERP precum și a fișierelor XML asociate (în conformitate cu cerințele ANAF).
- Autentificarea în SPV ANAF pe baza unui certificat digital.
- Transmiterea facturilor într-un mod manual sau automat și primirea indexului de transmitere.
- Validarea stării de înregistrare în e-Factura și recepționarea eventualelor mesaje de eroare.
- Corectarea erorilor și retransmiterea facturilor modificate.
Din experiența companiilor care au aderat deja la sistemul Național RO e-Factura, cele mai multe erori sunt legate de formatul greșit al datelor de facturare, adică datele clienților sunt înregistrate eronat sau incomplet. De asemenea, pot apărea diverse modificări între momentul emiterii facturii și încărcarea acesteia în sistem, precum și schimbarea sediului social, dizolvare, suspendare, schimbare de CUI etc.
Cu siguranță, factura fiscală electronică va ramane unul dintre cele mai utilizate tipuri de documente financiar-contabile. Sperăm că prin informațiile prezentate mai sus am clarificat cele mai uzuale aspecte legate de completarea e-Factura și utilizarea acestui document. Iar, pentru a face acest lucru folosirea unui program de facturare precum cel dezvoltat de NextUp care are implementată transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura, va fi de mare ajutor.
