Inspecția pe tema prețurilor de transfer nu vine niciodată întâmplător. Autoritățile fiscale urmăresc anumite semnale și analizează atent comportamentul fiscal al grupurilor multinaționale. Dacă faci parte dintr-un astfel de grup și ai tranzacții cu părți afiliate, pregătirea este esențială. Nu doar pentru a evita sancțiuni, ci pentru a demonstra că ai gestionat totul corect, transparent și justificabil.
Hai să trecem împreună prin pașii concreți care te pot ajuta să întâmpini această inspecție cu încredere și control deplin.
Ce înseamnă, mai exact, o inspecție pe prețuri de transfer?
O astfel de inspecție e o verificare fiscală amănunțită a modului în care compania ta a documentat și aplicat prețurile în relațiile comerciale cu entități afiliate. Scopul autorităților este să se asigure că nu s-au transferat artificial profituri, evitând astfel impozitarea în România.
Dosarul prețurilor de transfer e piesa centrală în această ecuație. Trebuie să fie bine întocmit, complet și susținut de documente relevante. Lipsa acestuia sau informațiile incomplete pot duce la ajustări fiscale semnificative și penalități.
De unde începi pregătirea?
Există un dosar actual? Este actualizat? Conține toate tranzacțiile relevante? Dacă răspunsul este negativ, ai de lucru. Dacă răspunsul e da, urmează verificarea calitativă.
Documentul trebuie să fie nu doar complet, ci și ușor de înțeles pentru autorități. Claritatea și logica explicațiilor, modul în care ai selectat metodele de comparabilitate, justificarea alegerii acestora – toate pot influența percepția inspectorilor.
Ce documente trebuie să ai pregătite?
Dosarul propriu-zis e doar vârful icebergului. Inspectorii pot solicita și alte informații sau documente suplimentare:
- contracte între părțile afiliate;
- facturi și dovezi de plată;
- organigrama grupului;
- studiile de comparabilitate;
- calculele care susțin marjele de profit;
- corespondență relevantă între entități.
Dacă lucrezi cu profesioniști în domeniu, probabil ai deja toate aceste elemente în ordine. Dacă nu, e momentul să colaborezi cu un specialist care să revizuiască dosarul și să te ghideze pas cu pas.
Cât de importantă este strategia de comunicare?
Foarte importantă. Modul în care prezinți datele, cum răspunzi la întrebările inspectorilor și cum gestionezi tonul dialogului poate influența întreaga inspecție. E recomandat să desemnezi o persoană responsabilă care înțelege dosarul și poate răspunde documentat. Ideal, această persoană ar trebui să lucreze îndeaproape cu consultantul fiscal sau cu echipa care a întocmit dosarul.
Evită abordarea defensivă sau lipsită de claritate. Inspectorii nu caută să penalizeze la întâmplare, ci să înțeleagă dacă ai aplicat o politică de prețuri de transfer corectă, justificabilă și în linie cu principiul valorii de piață.
Ce greșeli trebuie să eviți?
Sunt câteva greșeli frecvente pe care le fac companiile atunci când se pregătesc pentru inspecție:
- dosare incomplete sau întocmite superficial;
- metode de comparabilitate alese fără justificare clară;
- lipsa documentelor-suport;
- incoerență între dosar și evidențele contabile;
- lipsa unei strategii de apărare în fața întrebărilor autorităților.
Toate acestea pot fi evitate dacă lucrezi cu profesioniști în domeniu care înțeleg specificul fiscal românesc, dar și exigențele internaționale.
Ai nevoie de un consultant?
Răspunsul depinde de gradul de complexitate al tranzacțiilor tale și de experiența internă pe care o ai în firmă. Dacă ai un departament fiscal bine pus la punct, cu experiență în prețuri de transfer, poți gestiona o parte din proces intern. Dacă nu, colaborarea cu un consultant devine o alegere rațională.
Un consultant cu experiență poate identifica riscurile, corecta sau îmbunătăți dosarul existent și poate oferi sprijin în timpul inspecției. Mai mult decât atât, îți poate oferi o perspectivă obiectivă, pe care uneori e greu să o ai din interiorul companiei.
Există firme specializate, precum cele promovate de site-uri dedicate, care au echipe formate din profesioniști în domeniu, cu background solid în inspecții fiscale, studii economice, jurisprudență și analiză financiară.
Ce impact are lipsa pregătirii?
Lipsa unui dosar bine documentat poate duce la ajustări semnificative de venituri. Mai exact, autoritățile pot recalcula marjele de profit, pot respinge metodele aplicate și pot impune diferențe de plată, la care se adaugă penalități și dobânzi.
Mai grav este că asemenea ajustări pot genera litigii lungi, costisitoare și consumatoare de resurse. Asta înseamnă timp pierdut, stres pentru echipă și bani cheltuiți cu avocați, experți independenți sau consultanți juridici.
În unele cazuri, o inspecție prost gestionată poate afecta inclusiv imaginea companiei, în special dacă apar suspiciuni de evitare a obligațiilor fiscale.
Când ar trebui să începi pregătirea?
Ideal, din timp. Așteptarea notificării de inspecție nu e o strategie. E mai eficient să ai dosarul actualizat periodic, să faci revizuiri interne, să ceri evaluări independente și să te asiguri că toate tranzacțiile sunt corect documentate.
Dacă ai trecut recent prin modificări de structură, schimbări de acționariat, extindere sau contracte noi cu afiliați, toate acestea trebuie analizate și reflectate în documentația ta.
Fiecare an fiscal e o nouă oportunitate de a verifica dacă documentația reflectă corect realitatea economică.
Cum gestionezi inspecția, pas cu pas?
- Primești notificarea oficială – de regulă, ai un termen scurt pentru a răspunde.
- Convoacă echipa internă – desemnează o persoană de contact și organizează documentele.
- Revizuiește dosarul – verifică dacă toate informațiile sunt actualizate și corect redactate.
- Identifică punctele vulnerabile – cere o analiză obiectivă, preferabil de la o echipă externă.
- Pregătește răspunsuri clare și concise – nu lăsa loc de interpretări ambigue.
- Menține un dialog profesional și transparent – evită confruntările sau atitudinile defensive.
- Solicită timp, dacă e nevoie – ai dreptul să ceri amânări justificate, mai ales pentru clarificări sau completări.
- Notează toate întrebările și observațiile inspectorilor – te vor ajuta în cazul unui eventual litigiu.
- După inspecție, analizează raportul primit – ai posibilitatea să formulezi puncte de vedere sau contestații.
